Langtímavarsla gagna

Hinar myrku upplýsingaaldir

Stafrænt geymsluform hefur ýmsa kosti yfir önnur geymsluform þegar kemur að varðveislu gagna. Blek, pappír og aðrir raunlægir og áþreifanlegir miðlar geta auðveldlega skemmst og afritun er tímafrek. Stafræna miðla má aftur á móti auðveldlega afrita og geyma á mörgum dreifðum stöðum sem dregur úr skaða ef ein stafræn gagnageymsla verður fyrir hnjaski eða eyðileggst.

Langtímavarðveisla stafrænna gagna er þó ýmsum vandkvæðum bundin. Skráarsnið, gagnagrunnar, skráarkerfi og tól breytast hratt í upplýsingasamfélagi nútímans sem gerir það erfitt í dag, að lesa stafræn gögn vistuð fyrir aðeins örfáum árum. Yfirvofandi hætta er á því að allar upplýsingar og stafrænt efni sem framleitt er í dag verði óaðgengilegt og ólæsilegt í náinni framtíð. Þessi mögulega framtíð, þar sem núverandi, stafrænt skráða þekking glatast, er gjarnan kölluð hinar myrku upplýsingaaldir (e. the digital dark ages). Ef ekkert er aðhafst í vistun og geymslu stafrænna gagna eru hinar myrku upplýsingaaldir raunveruleg hætta með skelfilegum afleiðingum. Meðhöndlun og vistun stafrænna skjala er vandmeðfarin og krefst þess að allir sem vinna með skjöl á stafrænu sniði þekki til hættunar á því að skjalið geti orðið óaðgengilegt og ónothæft innan fárra ára.

Hlutverk staðla í varðveislu stafrænna gagna

Mikilvægur hluti langtímavarðveislu stafrænna gagna er stöðlun, eða öllu heldur nýting staðla. Stöðluð skráarsnið, skráarkerfi, gagnagrunnar og tól draga úr hættunni á því að innihald skjala og gögn glatist. Stöðluð tækni og staðlaðar aðferðir, í eðli sínu, tryggja að hver sem er getur nýtt og útfært tæknina. Stafræn gögn vistuð með staðlaðri tækni geta því verið endurheimt í framtíðinni. Jafnvel þó svo að enginn hugbúnaður í framtíðinni styðji við staðalinn þá er hægt að láta smíða hugbúnað sem útfærir staðalinn og þannig er hægt að endurheimta gögnin.

Virtir staðlar sem eru samþykktir og viðhaldið af þekktum, alþjóðlegum staðlastofnunum tryggja enn betur framtíðaraðgengi að upplýsingunum. Staðlar sem eru útbúnir og viðhaldið af einu fyrirtæki (eða nokkrum fyrirtækjum) eru mun óöruggari þegar að langtímavörslu gagna kemur. Fyrirtæki eru líkleg til þess að breyta staðlinum sér í hag þar sem að þau eru rekin með hagnað að leiðarljósi. Staðall sem er viðhaldið af fyrirtæki er einnig mun viðkvæmari fyrir samkeppni á markaði og þar af leiðandi mun óáreiðanlegri en staðall á vegum staðlastofnunar sem margir eru aðilar að og flestir styðja.

Einkaleyfishafar geta innheimt afnotagjöld á einkaleyfum í staðli og þar af leiðandi kæft þróun fjölda hugbúnaðarlausna sem vilja styðja staðalinn. Frjáls og opinn hugbúnaður er sérstaklega ólíklegur til þess að styðja staðla sem innihalda einkaleyfi þar sem mörg frjáls og opin verkefni geta ekki borgað afnotagjöldin. Vissulega munu einkaleyfishafarnir á endanum missa einkaleyfið en sá tími getur verið óralangur ef hann er miðaður við hraða upplýsingasamfélagsins. Kæfð þróun í dag veldur því að þróunaraðilar nútímans leita annarra lausna og byggja framtíðarþróun á þeim frekar en stöðlum sem innihalda einkaleyfi. Þar með gæti staðall sem inniheldur einkaleyfi fljótt orðið úreltur á markaðinum.

Hlutverk opinna staðla í varðveislu stafrænna gagna

Opnir staðlar eru einnig hentugri en aðrir staðlar vegna þess að útfærsla staðalsins getur reynst dýr vegna kostnaðar við að nálgast og nota staðal sem ekki er opinn. Aðgengi, notkun, afritun og dreifing opinna staðla er ókeypis eða leyfileg gegn vægu gjaldi. Engar kvaðir hvíla á opnum staðli varðandi endurnýtingu sem þýðir að enginn, hvorki stofnanir né fyrirtæki, mun geta rukkað óhemjuháar fjárhæðir eða sett skorður á endurnýtingu í framtíðinni og þannig komið í veg fyrir að staðallinn geti verið útfærður.

Þegar velja á skráarsnið, skráarkerfi, gagnagrunna og tól til þess að vista menningar- og upplýsingaarf Íslands er því mikilvægt að velja opinn staðal ef mögulegt er, annars hefðbundinn staðal sem viðhaldið er af staðlastofnun. Best væri að velja opinn staðal sem er einnig viðhaldið af virtri staðlastofnun. Síst af öllu ætti að velja fyrirtækjastaðal, það er staðal sem viðhaldið er af einu fyrirtæki eða litlum fyrirtækjahópi. Með þessu móti getum við séð til þess að framtíðarkynslóðir geti lært af reynslu og þekkingu okkar sem varðveist hefur í stöðluðum stafrænum gögnum.