Heimsmet í rafrænum skilum á veiðiskýrslum

UT-blaðið 24 .janúar 2006

Eftir Einar Guðmann, verkefnisstjóra á Veiðistjórnunarsviði Umhverfisstofnunar

Allir skotveiðimenn hérlendis þurfa að skila veiðiskýrslu á hverju ári og stærsti hluti þeirra endurnýjar veiðikort sitt um leið. Tilgangurinn er margþættur en einkum sá að halda utan um réttindi og eftirlit með skotveiðum. Veiðikortakerfið var sett á laggirnar árið 1995 og var í fyrstu byggt á skýrslum sem veiðimenn sendu inn bréfleiðis. Þessu fylgdi mikil vinna þar sem slá þurfti inn allar upplýsingar um greiðslur og veiðiskýrslur á tölvutækt form. Umfangið leynir á sér en það segir sína sögu að 19.500 Íslendingar eru nú með veiðikortaréttindi, þar af endurnýja um 10.500 veiðikort sitt árlega og skila veiðiskýrslu.

Starfsemin byggð á rafrænni vinnslu

Árið 1999 var byrjað á að bjóða upp á rafræn skil á veiðiskýrslum með þeim árangri að í dag skila 78% veiðimanna veiðiskýrslu á skilavef veiðistjórnunarsviðs sem er tvímælalaust hæsta hlutfall í heiminum í þessum geira. Öll gagnavinnsla og rafræn vinnsla veiðistjórnunarsviðs Umhverfisstofnunar er byggð á Filemaker Pro hugbúnaðinum og Filemaker Server Advanced vefþjónshugbúnaðinum. Örfáir starfsmenn geta með lágmarkskostnaði haldið utan um gríðarlegt gagnaflóð og móttekið upplýsingar frá 19.500 skotveiðimönnum með lágmarksfyrirhöfn, þökk sé þessum hugbúnaði. Á hverju ári berast 4.000 fyrirspurnir í tölvupósti, um 10.500 veiðiskýrslur og 35.000 tölvupóstar eru sendir í gegnum þennan hugbúnað.

Gagnagrunnar aðgengilegir á vefnum

Vörpun og móttaka gagna úr ýmsum gagnagrunnum er hægðarleikur í kerfinu enda hefur hugbúnaðurinn verið að þróast undanfarin ár með tilliti til krafna samfélagsins um aðgengi upplýsinga og umsókna á Vefnum. Ekki þarf t.d. að útbúa sérstök vefsíðukerfi til þess að birta eða taka við gögnum heldur varpast gagnagrunnarnir beint á Vefinn án breytinga. Er þannig hægt að velja hvaða gagnagrunnar og hvaða upplýsingar úr þeim eru aðgengilegir. Einn helsti kosturinn við kerfið er sveigjanleiki þess og það hve auðvelt það er í notkun.

Skilvirkni í orði og á borði

Hugbúnaðurinn Filemaker Pro 8.0 er notaður hjá veiðistjórnunarsviðinu til umsjónar með mun fleiri þjónustuþáttum en móttöku á veiðiskýrslum. Ber þar helst að nefna vinnslu gagna vegna uppgjörs á refa- og minkaveiði frá öllum sveitafélögum á landinu þar sem reikningar frá öllum veiðimönnum koma fram ásamt upplýsingum um veiðina. Annar þáttur er skráning og utanumhald með skotvopna- og veiðikortanámskeiðum sem 700 manns sækja árlega. Lögregluembættin hafa beinan aðgang að upplýsingum um umsækjendur skotvopnanámskeiðana og samþykkja þá á Vefnum. Er þannig um gagnvirk samskipti að ræða. Starfsfólk Umhvefisstofnunar hefur ennfremur aðgang að sameiginlegum gagnagrunnum yfir alþjóðlega samninga stofnunarinnar, fæðubótarefni, ljósmyndir, bókhald, símaskrár, tímaskráningar, skoðanakannanir, GPS-punktaskráningu vegna refa- og hreindýraveiða auk þess sem gagnagrunnar vegna alþjóðlegra nefndastarfa eru í notkun. Kostnaður og fyrirhöfn er sáralítil við þessa gagnagrunna þegar gerður er samanburður við aðra algenga gagnagrunna. Er þarna ónefnt að öll umsjón með umsóknum um hreindýraveiðileyfi og réttindi leiðsögumanna með hreindýaveiðum byggjast á þessu kerfi. Um 1.600 umsóknir berast árlega um hreindýraveiðileyfi, 98% þeirra eru rafrænar. Hver og einn getur lagt inn aðalumsókn,  varaumsókn og aukadýr á níu mismunandi veiðisvæðum. Úrdráttur veiðileyfa, greiðslueftirlit og arðgreiðslur til 700 landeigenda hreindýrajarða eru ennfremur unnar í sérstökum gagnagrunni. Úrvinnsla arðskiptinga vegna hreindýraveiða er flókin því oft eru fleiri en einn eigandi að sömu jörðinni og skipta þarf arðinum á milli þeirra eftir flóknum reglum. Allt er þetta reiknað út í Filemaker Pro 8.0.

Þúsundir símtala berast til árlega til veiðistjórnunarsviðs og gjarnan þarf að senda viðkomandi með tölvupósti eða bréf til að veita ýmsar upplýsingar, til dæmis vegna endurnýjunar veiðikorts, námskeiða eða umsókna. Sá eiginleiki kerfisins, að geta sent sérsniðin bréf í gegnum tölvupóst, fax, eða á prentara með því að ýta á einn hnapp, hefur sparað starfsfólkinu ófá spor. Hægt er að útbúa forskriftir í kerfinu sem leysa ýmis stöðluð verkefni sem ella myndu kosta meiri pappír og tíma.

Sparnaður í orði og á borði

Það hefur sparað bæði fjármuni og tíma að skipta úr pappírsvinnslu í rafræna vinnslu en jafnframt verður þjónustan betri, skilvirkari og þjónustuþáttum fjölgar. Starfsemi veiðistjórnunarsviðs er því lýsandi dæmi um skilvirkni í rafrænni stjórnsýslu eins og hún gerist best. Það er liðin tíð að senda þurfi á annan tug þúsunda bréfa í pósti og slá inn allar upplýsingar handvirkt. Auðvelt er að sjá fyrir sér að þrefalda þyrfti starfsmannafjölda veiðistjórnunarsviðs ef rafræn samskipti hefðu ekki komið til.  

Texti með mynd 1:
Bjarni Pálsson verkefnisstjóri Veiðistjórnunarsviðs fyrir aftan 16.000 pappírsskýrslur sem senda þurfti veiðimönnum í janúar 2000.
Texti með mynd 2:
Skýrslufjallið orðið 78% minna í janúar 2006 þrátt fyrir að heildarfjöldinn sé orðinn 19.500.