Samvinnulausnir til að ná mikilvægu forskoti

UT-blaðið 24 .janúar 2006

Eftir Þorvald Jacobsen, framkvæmdastjóra Kjarnalausna Nýherja

Þótt freistandi sé að hanna samvinnulausnir - collaboration solutions - með því að samþætta fjölda ólíkra upplýsingakerfa vita reyndir UT sérfræðingar að þeir geta ekki náð fram fullkomnun í einum rykk. Mikilvægt er að velja samstarfsaðila sem býður upp á raunsæja og hagnýta nálgun sem gerir kleift að nálgast viðfangsefnið með því að brjóta það upp í smærri verkefni sem hægt er að ráðast í eftir hentugleikum og að hvert um sig skili mælanlegum og áþreifanlegum ávinningi.

Samkvæmt rannsóknarfyrirtækinu Gartner snúast samvinnulausnir um viðskiptahagsmuni, hegðun fólks og fyrirtækjamenningu. Starfsmenn kalla eftir nýjum leiðum til að vinna saman og ný tækni sem styður þá hegðun kemur til sögunnar. Jafnframt verða samvinnulausnir að styðja starfsmenn sem vinna utan fyrirtækisins enda vilja stjórnendur þess auka tekjur með því að tvinna saman viðskiptavini, samstarfsaðila og birgja.

IP kerfi eru grunnurinn

Það sem liggur að baki aukinni áherslu á samvinnulausnir er sá mikli vöxtur sem átt hefur sér stað með innleiðingu IP kerfa.  Þannig er orðið hagkvæmt að tengja margvíslegan búnað við IP kerfið og skapa grundvöll fyrir lausnir sem stuðla að lægri kostnaði og aukinni skilvirkni.  Kerfin vinna sem ein heild og fólk getur unnið saman að ólíkum verkefnum og skipst á gögnum og upplýsingum með jafn einföldum og eðlislægum hætti eins og að tala saman í síma.  Flestir eru farnir að nýta sér spjallforrit, svo sem MSN, til að hafa samskipti við birgja, vini og vandamenn.  Nýjustu hugbúnaðarsímarnir - softphone – tengjast við spjallforritin með þeim hætti að aðrir notendur geta séð hvort viðkomandi sé upptekinn í síma eða við skrifborðið sitt.  Með þessum hætti geta aðrir notendur tækninnar skynjað ,,nálægð” þess sem þeir eiga í samskiptum við.  Þetta þýðir meðal annars að starfsmaður getur með auðveldari og ódýrari hætti en áður unnið heima frá sér eins og hann sé staddur á vinnustað. Þessi breyting á samskiptaháttum gerir um leið auknar kröfur til þjónustuvera fyrirtækja en viðskiptavinir geta haft samband við starfsfólk þess í síma, tölvupósti og vefspjalli og því þurfa þessi kerfi að ráða við fulla samþáttun þar á milli. Annað dæmi eru hópvinnukerfi sem búa yfir lifandi og gagnvirkri vefgátt fyrir innri og ytri vefi þar sem vefgáttin aðlagar sig að þörfum ólíkra notenda og tengir saman öll þau kerfi, upplýsingar, fólk og ferli sem hver og einn þarf á að halda.  Nýjasta tækni leyfir okkur jafnvel að hafa upp á fólki sem er mikið á ferðinni til að tryggja örugg samskipti. 

Einföld og aðgengileg samskipti

Auknar kröfur eru  gerðar um einföld og aðgengileg samskipti og þar gegna samvinnulausnir lykilhlutverki.  Nú þegar verja 60% starfsmanna í bandarískum og evrópskum fyrirtækjum stórum hluta vinnutímans fjarri vinnustað sínum. Þeir eru á ferð og flugi en gegna um leið lykilhlutverkum sem ráðgjafar, sérfræðingar, verkefnisstjórar o.s.frv. Viðskiptavinir, aðilar í tengslaneti og samstarfsmenn hafa því oft og tíðum þörf fyrir aðgengi, ráðgjöf og samskipti óháð því hvar ,,þeirra mann” er að finna hverju sinni.

Lausnir sem skapa skjóta ávöxtun fjárfestingarinnar

Í krafti samstarfs við fremstu fyrirtæki heims á sviði samvinnulausna, svo sem  IBM, Avaya og Microsoft, aðstoðar Nýherji fyrirtæki og stofnanir að sameina mismunandi kerfi í lausnir sem uppfylla kröfur þeirra um arðsemi fjárfestingarinnar; lausnir sem hjálpa viðskiptavinum að gera kerfin, sem þeir reiða sig á, aðgengileg á þann hátt sem hentar hverjum og einum.  Þannig er fyrirtækjum og stofnunum gert kleift að hagræða í starfseminni með skilvirkum innri jafnt sem ytri verkferlum og skapa ný tækifæri hjá viðskiptavinum, birgjum, samstarfsaðilum og starfsmönnum.

Lausnir okkar gera ráð fyrir að hægt sé að nálgast viðfangsefnið með því að brjóta það upp í smærri verkefni sem hvert um sig skilar ávinningi og þannig geta fyrirtæki og stofnanir farið að nýta sér ávinning af samvinnulausnum mun fyrr en ella.