Tímamót í rafrænni þjónustu sveitarfélags
Morgunblaðið 26. janúar 2006
Aukin þjónusta, meiri hagkvæmni og virkari þátttaka íbúa í ákvarðanatöku eru meginmarkmiðin með þjónustuvefnum Mínum Garðabæ sem opnaður var vorið 2005.
Minn Garðabær er samvinnuverkefni Garðabæjar og fyrirtækisins Hugvits. Minn Garðabær byggir á íslensku hugviti og er afraksturinn af vel heppnaðri samvinnu sveitarfélags og fyrirtækis á sviði hugbúnaðarþróunar. Verkefnið var unnið í samvinnu beggja aðila allt frá því að hugmyndin varð til og hefur sú samvinna skilað góðum árangri.
Hvað er Minn Garðabær?
Minn Garðabær er sá hluti af vef Garðabæjar sem er aðeins aðgengilegur íbúum bæjarins. Minn Garðabær er gagnagrunnstengdur vefur sem sækir upplýsingar í upplýsingakerfi Garðabæjar á grundvelli kennitölu þess sem skráir sig inn. Með Mínum Garðabæ var tekinn í notkun hugbúnaður sem á samskipti við önnur upplýsingakerfi bæjarins, nær í upplýsingar frá þeim og býr til vefviðmót sem birtast notandanum. Minn Garðabær tengist einnig fjölskylduvef Mentors, á þann hátt að Mentor þekkir lykilorð Garðbæinga að Mínum Garðabæ. Foreldrar eiga því beinan aðgang að upplýsingum frá skólum barna sinna á Mentor þegar þeir hafa skráð sig inn á vef Garðabæjar. Nýjasti áfanginn er svokallaður íþrótta- og tómstundabanki þar sem íbúar velja hvernig þeir vilja verja hvatapeningum barna sinna sem ætlaðir eru til að lækka kostnað fjölskyldna vegna íþrótta- og æskulýðsstarfs. Framtíðarstefna sveitarfélagsins í þessu samhengi er skýr; þ.e. að íbúar eigi að geta nálgast alla veftæka þjónustu frá bænum með einu lykilorði.
Hægt að senda formleg bréf og skrifa á umræðutorg
Frá Mínum Garðabæ geta íbúar Garðabæjar sent inn erindi og umsóknir til bæjarins og haldið þar utan um samskiptasögu vegna málanna. Íbúar geta valið hvort þeir senda formlegt bréf, óformlega fyrirspurn eða fylla út eyðublað vegna tiltekinnar þjónustu.
Á vefnum geta íbúar Garðabæjar nálgast upplýsingar um fasteignagjöld, leikskólagjöld og gjöld fyrir mat og tómstundaheimili í grunnskólum.
Á Mínum Garðabæ er einnig umræðutorg þar sem Garðbæingar geta tjáð sig um málefni bæjarins. Á einfaldan hátt er hægt að búa til rafrænar kannanir á Mínum Garðabæ og senda til allra sem hafa skráð sig inn eða til afmarkaðra hópa t.d. íbúa í tilteknu hverfi.
Á Mínum Garðabæ er hægt að nálgast auglýstar tillögur um nýtt eða breytt skipulag ásamt fylgigögnum og senda inn athugasemdir í auglýsingafresti.
Íþrótta- og tómstundabankinn
Bæjarstjórn Garðabæjar samþykkti sl. haust að veita öllum börnum á aldrinum 6-16 ára styrk að fjárhæð 20.000 kr. til að niðurgreiða kostnað við íþrótta- og æskulýðsstarf. Jafnframt var ákveðið að útfæra úthlutun styrkjanna þannig að foreldrar gætu nálgast þá á Mínum Garðabæ. Þar geta foreldrar nú séð yfirlit yfir íþrótta- og æskulýðsstarf í Garðabæ og víðar og “ráðstafað” hvatapeningum síns barns til viðkomandi félags eða deildar. Um leið verða til dýrmætar upplýsingar um þátttöku barna og ungmenna í skipulögðu íþrótta- og æskulýðsstarfi sem er t.d. hægt að nota við skipulag forvarnastarfs.
Auðveldar samskipti og samráð
Allir Garðbæingar 18 ára og eldri geta fengið lykilorð að Mínum Garðabæ, en þeir eru ríflega 6000 talsins. Heimili í bænum eru rúmlega 3000. Núna hafa um 1100 Garðbæingar skráð sig inn á vefinn og 270 mál, þ.e. fyrirspurnir, formleg bréf eða umsóknir hafa verið send frá honum. Þar fyrir utan berast fjölmargar fyrirspurnir og umsóknir frá vefnum gardabaer.is sem er aðgengilegur öllum. Um 90 manns hafa skrifað á umræðutorgið á Mínum Garðabæ og hátt í 300 manns svarað tveimur rafrænum könnunum sem gerðar hafa verið. Minn Garðabær gerir íbúum bæjarins mun auðveldara en áður að koma skoðunum sínum og ábendingum á framfæri eins og glöggt sést af fjölda þeirra erinda og fyrirspurna sem berast.
Rafrænt ferli
Formleg bréf og umsóknir sem send eru frá Mínum Garðabæ sæta sömu málsmeðferð í stjórnsýslu sveitarfélagsins og bréf sem rituð eru á pappír og berast með hefðbunum pósti. Öll erindi sem send eru frá Mínum Garðabæ, berast beint inn í rafrænt skjalavistunarkerfi á bæjarskrifstofum Garðabæjar, undir nafn viðkomandi íbúa í viðskiptamannaskránni. Þegar erindin hafa farið rétta leið í stjórnsýslunni er þeim svarað rafrænt og svarið berst til baka inn á síðu viðkomandi íbúa á Mínum Garðabæ. Ferill málsins er því algerlega rafrænn og eru gögn varðveitt eins og stjórnsýslulög áskilja.
Tímamót en ekki endapunktur
Verkefnið Minn Garðabær er tímamótaverkefni á sviði rafrænnar stjórnsýslu og íbúalýðræðis. Með opnun vefsins var þó ekki náð neinum endapunkti heldur mun verkefnið halda áfram að þróast á næstu árum. Vinna við nýjungar er jafnframt lærdómsferill fyrir alla sem að henni koma og verkefnið mun vafalítið taka breytingum um leið og reynslan sýnir hvað virkar og hvað ekki. Einnig er mikilvægt að verkefnið fylgi þróun þjónustu sveitarfélagsins almennt eins og raunin er með íþrótta- og tómstundabankanum þar sem ný þjónusta er frá upphafi útfærð á vefnum. Á þann hátt er stuðlað að aukinni notkun og gagnsemi vefsins.
Guðfinna B. Kristjánsdóttir
Höfundur er upplýsingastjóri Garðabæjar