Rafræn viðskipti á Íslandi – Lausnir fyrir rafræna reikninga

Ávinningur af innleiðingu rafrænna viðskipta

„ Í dag eru hið opinbera og flest fyrirtæki að ganga í gegnum mikinn niðurskurð til þess að leggja grunn að enduruppbyggingu íslensks efnahags- og viðskiptalífs.  Stóra verkefnið er að treysta samkeppnishæfni Íslands til framtíðar. Ein meginstoð bættrar samkeppnishæfni er að viðhalda lágum kostnaði við helstu þætti viðskipta einstaklinga og fyrirtækja í íslensku atvinnulífi. Þar sem íslenskt efnahagslíf verður ávalt háð fremur litlum einingum sem ekki ná fyllstu stærðarhagkvæmni eru allar leiðir til þess að draga úr þessum viðskiptakostnaði afar mikilvægar. Þannig leika rafræn viðskipti stórt hlutverk í að skapa grundvöll fyrir aukinni framleiðni og hagræði, þar sem sjálfvirkni og sjálfsafgreiðsla geta leyst af hólmi óhagkvæma og tímafreka handavinnu bæði í viðskiptum og stjórnsýslu. „

Svo mæltist Gylfa Magnússyni efnahags- og viðskiptaráðherra á aðalfundi ICEPRO árið 2010.  Á fundinum afhenti Gylfi árleg verðlaun til aðila sem þykir hafa náð afburða árangri í nýtingu rafrænna viðskipa og hlutu Samkaup verðlaunin í ár fyrir lausn sem gerir þeim kleift að meðhöndla rafrænt allt að 450 þúsund reikninga árlega, sem leitt hefur til hagræðis sem reiknast allt að 300 milljónum króna á ári. Lausnin sem byggir á EDIFACT stöðlum, sem mörg stærri fyrirtæki landsins hafa nýtt sér um árabil, sýnir augljóslega eftir hverju er að slægjast með markvissri innleiðingu rafrænna viðskiptahátta.

Það sem helst hefur staðið í vegi fyrir almennri notkun lausna sem byggja á EDI, er kostnaður sem fylgt hefur uppsetningu og rekstri slíkra lausna, en hann hefur verið þess eðlis að lítíl og meðalstór fyrirtæki hafa ekki séð hagkvæmni í því að taka upp slíkt verklag. 

Með þróun internettækninnar hefur komið til sögunnar nýtt verklag og staðlar sem  hafa það að markmiði að skapa grunn fyrir frekari útbreiðslu rafrænna viðskipta og gera lausnaraðilum kleift að þróa hagkvæmar lausnir fyrir viðskiptavini sína.

Samræmt verklag

Á árinu 2006 hafði  ICEPRO frumkvæði að þátttöku Íslands í samnorrænu samstarfi um samræmt verklag í rafrænum viðskiptum NES/UBL og var afurð þessa verkefnis kynnt í íslenskri handbók sem gefin var út af félaginu í árslok 2007. Ljóst er að þessi ákvörðun var afar mikilvæg þar sem  sú vinna sem unnin var á þessu sviði hefur nú verið tekin inn í staðlavinnu Evrópusamstarfsins og sem nú hefur kynnt til sögunar samræmt verklag sem ætlað er að verða grunnurinn að samræmdum  opinberum innkaupum  innan Evrópusambandsins,  sem er nú í mótun undir verkefnaheitinu PEPPOL.

Tækniforskrift um einfaldan rafrænann reikning

Fagstaðlaráð í upplýsingatækni  hóf á síðasta ári markvissa vinnu sem miðar að því að móta og gefa út Tækniforskriftir fyrir umgjarðir rafrænna viðskiptaskjala.  Fyrsta áfanga þessarar vinnu lauk með útgáfu tækniforskriftar  fyrir einfaldan rafrænan reikning,  sem er nú þegar orðinn grunnur að vinnu hugbúnaðarhúsa við mótun lausna á sviði útgáfu, móttöku og skilvirkum flutningi á stöðluðum rafrænum reikningi.

Útgáfa tækniforskriftarinnar hefur þannig hleypt lífi í framboð á lausnum til stuðnings rafrænna reikningssamskipta .  Hugbúnaðarhús keppast við að þróa lausnir sem mætt geta kröfum markaðarins um  möguleika á að geta gefið út og tekið á móti reikningum stöðluðu rafrænu formi.  Þá eru einnig komnir fram á sjónarsviðið aðilar sem bjóða þjónustu er tengist flutningi á rafrænum reikningum milli viðskiptaaðila og er ætlað að tryggja viðeigandi öryggi og rekjanleika í rafrænum reikningssamskiptum.

Tvær tegundir lausna

Í stórum dráttum má skipta tæknilausnum sem bjóðast á markaðnum í tvo flokka.  Annars vegar er um að ræða lausnir sem tengjast beint fjárhagskerfum fyrirtækja og gera fyrirtækjum kleift að gefa út eða taka við rafrænum reikningum á stöðluðu rafrænu formi.  Ef fer fram sem horfir, þá munu þeir aðilar sem í dag eru að bjóða viðskiptalausnir á markaðnum, kappkosta að bjóða viðskiptavinum sínum slíkar lausnir. Hins vegar er um að ræða lausnir sem skilgreindar eru sem skeytamiðlanir og eru settar upp til að tryggja fullnægjandi öryggi og rekjanleika í flutningi viðskiptaskjala.

Segja má  að í hinum fullkomna heimi, þá ættu notendur að geta krafist þess að þegar unnið er samkvæmt viðurkenndum stöðlum,  þá styðji viðskiptakerfi almennt við notkun staðlanna  og tryggt sé  að útgefin viðskiptaskjöl í einu kerfi,  komist án vandræða til skila inn í annað viðskiptakerfi.  Til að koma rafrænum reikningnum milli aðila þyrfti þá eingöngu rafræna flutningsþjónustu, sem tryggja myndi að rafræna póstsendingin bærist milli rafrænna pósthólfa sendanda og  viðtakanda. 

Staðreyndin er hins vegar sú að heimurinn er langt frá því að vera fullkominn hvað þetta varðar og því hafa komið fram þjónustuaðilar (skeytamiðlanir) sem skilgreina það sem sitt meginhlutverk að tryggja skilvirkni og öryggi í afhendingu og móttöku rafrænna skjala.

Hvaða lausnir eru til boða á íslenska markaðnum?

ICEPRO gerði lauslega athugun á því hvaða aðilar á íslenska markaðnum eru að bjóða lausnir er tengjast rafrænum reikningssamskiptum.  Markmiðið með þessari könnun er  að gefa notendum vísbendingu um hvar þeir geti leitað lausna, hyggist þeir innleiða rafræna reikninga inn í sitt viðskiptaumhverfi. Hér á eftir fylgir stutt umfjöllun um þá aðila sem staðfest hafa að þeir bjóði nú þegar, eða hyggist bjóða lausnir á þessu sviði.

Annata

Annata er hugbúnaðarfyrirtæki sem sérhæfir sig í þjónustu við Microsoft Dynamics AX viðskiptakerfið ásamt því að bjóða stjórnendalausnir á sviði viðskiptagreindar. Fyrirtækið hefur um árabil boðið upp ýmsar lausnir á sviði rafrænna viðskipta með stuðningi við öll helstu samskiptasnið (EDI, xCBL og NES/UBL) bæði fyrir innkaupa- og sölukerfi. Annata hefur unnið markvisst með aðilum á sviði skeytamiðlunar á Íslandi. Upplýsingar um fyrirtækið er að finna á http://www.annata.is/

DK hugbúnaður

Fyrirtækið DK hugbúnaður hefur á boðstólnum viðskiptahugbúnað sem þróaður og þjónustaður er af fyrirtækinu.  DK hefur þegar hafist handa við þróun lausna á sviði útgáfu og móttöku rafrænna reikninga sem byggjast á NES/UBL og er markmiðið að þróa lausnir sem  tengst geta þeim skeytamiðlunum sem starfræktar verða á markaðnum. Upplýsingar um fyrirtækið er að finna á http://www.dk.is

Fakta

Fyrirtækið Fakta,  á rætur sínar að rekja til lausna á sviði skönnunar og rafrænni skjalstjórn.  Fakta  býður einnig upp á einfalt netbókhaldskerfi í samstarfi við dótturfyrirtæki sitt Regla. Kerfið er nútíma netkerfi sem hentar litlum og meðalstórum rekstrareiningum.  Fyrirtækið hyggst bjóða viðskiptavinum sínum möguleika á að gefa út og taka á móti rafrænum reikningum sem byggjast á NES/UBL. Upplýsingar um fyrirtækið er að finna á http://www.regla.is

HugurAx

HugurAx þjónustar um 4000 viðskiptavini, þar á meðal mörg af stærstu og öflugustu fyrirtækjum landsins. HugurAx býður upp á fjölbreyttar lausnir og þjónustu á sviði viðskiptalausna, vörustjórnunar, stjórnendalausna, starfsmannalausna, orkulausna, veflausna og sérlausna.

HugurAx býður upp m.a. Microsoft Dynamics AX, Concorde XAL, Ópusallt, TOK og Alvís sem hafa lengi notast við EDI-reikninga. Einnig býður HugurAx upp á sérlausnir sem taka á móti rafrænum reikningum í gegnum SPAN (XML skeyti). HugurAx leggur áherslu að fylgja þeirri þróun sem verður á viðskiptaháttum viðskiptavina sinna og uppfylla þeirra þarfir sem best og þróar um þessar mundir frekari lausnir tengdar rafrænum reikningum. Upplýsingar um fyrirtækið er að finna á www.hugurax.is

InExchange

Inexchange býður lausnir sem tryggja skilvirkan flutning og móttöku rafrænna reikninga fyrir útgefendur  og móttakendur þeirra.  Fyrirtækið styður skilvirk samskipti við öll megin bókhaldskerfi og getur lausnin tekið á móti reikningum á hvaða formi sem er, þó að áhersla fyrirtækisins sé á rafræna reikninga samkvæmt viðurkenndum stöðlum.  Kjarninn í lausn InExchange er „eReikningaprentarinn“ , sem tekur við reikningum sem gefnir eru út í bókhaldskerfum og breytir þeim í rafræna reikninga. InExchange getur jafnframt tekið við rafrænum reikningaskrám frá aðilum sem nú þegar geta gefið út rafræna reikninga og sér lausnin um að koma reikningi til móttakenda á öruggan hátt.  InExchange hefur einnig á boðstólnum viðbótarþjónustur fyrir móttakendur rafrænna reikninga, sem nýta má til skilvirkari reikningaumsýslu. Nánari upplýsingar má finna á http://www.inexchange.is

Íslandspóstur

Íslandspóstur byggir sína starfssemi á umsýslu og þjónustu við hefðbundar póst og bögglasendingar. Fyrirtækið hefur nú ákveðið að hasla sér völl sem flutnings/dreifingaraðili fyrir rafrænar póstsendingar, auk þess að bjóða fyrirtækjum og einstaklingum rafræn pósthólf til afnota.  Fyrirtækið hyggst þannig sérhæfa sig í flutningi á rafrænum skjölum, óháð innihaldi póstsendinganna.  Þannig hefur Íslandspóstur ekki í huga að veita sérstaka þjónustu er tengist skilgreindum sendingum og móttöku á rafrænum reikningum skv. NES/UBL, en mun bjóða  þjónustu fyrir flutning þess konar skjala.   Samkvæmt upplýsingum frá fyrirtækinu er stefnt að því að þessi þjónusta fari að líta dagsins ljós á haustdögum. Nánari  upplýsingar um fyrirtækið er að finna á  http://www.postur.is

Maritech

Maritech er þjónustuaðili fyrir Microsoft Dynamics Nav viðskiptakerfin.  Fyrirtækið býður upp á lausnir á sviði rafrænna reikningssendinga í samstarfi við samstarfsaðila, sem eru samkvæmt upplýsingum frá fyrirtækinu Sendill.is, InExchange, Reikningapottur Landsbankans, Skeytamiðlun Skýrr og SPAN. Lausnir fyrirtækisins gera viðskiptavinum þess kost á því að senda reikninga á rafrænu formi og einnig að taka á móti slíkum reikningum.  Nánari upplýsingar um fyrirtækið og lausnir þess er að finna á http://www.maritech.is

Skýrr

Skýrr ehf. og Fjársýsla ríkisins hafa undanfarin ár verið í nánu samstarfi um þróun lausna til móttöku á rafrænum reikningum. Fjársýslan hefur verið í forystuhlutverki hjá hinu opinbera á þessu sviði. Skýrr hefur samhliða þessu samstarfi þróað miðlæga lausn til miðlunar á viðskiptaskjölum. Lausnin kallast Skeytamiðlun Skýrr og gerir viðskiptaaðilum mögulegt að senda milli sín viðskiptaskjöl eins og pantanir og reikninga. Skeytamiðlun Skýrr vinnur með öllum helstu fjárhagskerfum á markaði og styður meðal annars NES/UBL- og CEN/BII-staðlana. Skýrr sjálft er þjónustuaðili fyrir viðskiptalausnir Microsoft og Oracle, sem nýta Skeytamiðlun Skýrr í nokkrum útfærslum, til dæmis í kerfisleiguhögun. Boðið er upp á birtingu reikninga í heimabönkum og alhliða prentþjónustu þar að lútandi.  Nánari upplýsingar um Skeytamiðlun Skýrr og tengla fyrir viðskiptakerfi er að finna á slóðinni: http://skyrr.is/vorur/Skeytamidlun-Skyrr/

Span

Span lausnin hefur verið á markaðnum um árabil og hefur frá upphafi boðið miðlunarþjónustu fyrir rafræna reikninga og önnur skjöl.   Notendur lausnarinnar geta sent reikninga á margvíslegum reikningastöðlum og fengið þeim varpað í það form sem móttakandinn les inn í viðskiptabókhald sitt.  Í dag er lausnin skilgreind sem viðskiptamiðstöð sem gerir aðilum kleift að senda rafræn skjöl  sín á milli, auk þess sem lausnin býður einnig upp á viðbótar vefþjónustur með aðgangsstýrðu þjónustuviðmóti. Nánari upplýsingar er að finna á http://www.span.is/

Unimaze

Unimaze á Íslandi ehf sérhæfir sig í rafrænni skeytamiðlun og úrvinnslu rafrænna viðskiptaskjala. Í dag býður Unimaze íslenskum fyrirtækjum lausnir og ráðgjöf á sviði rafrænna viðskipta og m.a. þá þjónustu að miðla rafrænum viðskiptaskjölum á milli fyrirtækja. Þjónustan styður við alla ráðandi formstaðla rafrænna skeyta, s.s. NES/UBL og CEN/BII, og grundvallast á  ráðandi alþjóðlegum samskiptastöðlum, s.s. NemHandel og PEPPOL.  Þá býður Unimaze einnig upp á samskipti samkvæmt ebMS ISO 15000-2 staðlinum.  Í dag getur þjónustan miðlað reikningum milliliðalaust til allra opinberra aðila sem taka við reikningum. Þá er skeytamiðlun Unimaze  tengd við yfir 70.000 fyrirtæki í Danmörku sem vinna með reikninga, kreditnótur, pantanir og vörulista. Þjónustan er aðgengileg undir nafninu http://www.sendill.is/

Lokaorð

Eins og fram kemur í þessu yfirliti eru lausnaraðilar komnir vel á stað með þróun lausna til stuðnings rafrænum reikningssamskiptum.  Efalaust eru fleiri lausnaraðilar á markaðnum farnir að hugsa sér til hreyfings og mun ICEPRO fylgjast náið með og koma upplýsingum um þróun mála á framfæri .  Væntanlegum lausnaraðilum er velkomið að setja sig í samband við ICEPRO, sem mun birta þessar upplýsingar undir þróunarverkefni á vefnum http://www.ut.is/rafraen-vidskipti/.  Netfang ICEPRO er:  icepro@icepro.is.

Skýringar á skammstöfunum er að finna á: http://www.ut.is/rafraen-vidskipti/fraedsla/skammstafanir/