3.4.2 Meðferð ytri skráa og skjalastjórnun
Þegar tengt er á ytri skrár er góð regla að nefna skrárnar lýsandi nöfnum. Notendur sem hlaða niður skjölum með óskiljanlegt heiti geta lent í vandræðum með að finna skránna.
Eftirfarandi er gott að hafa að leiðarljósi:
-
Ekki skilja eftir eyður í skráanöfnum heldur skilja á milli orða með bandstriki.
-
Ekki nota undirstrik "_" heldur bandstrik "-".
-
Ekki nota íslenska stafi í skráaheitum.
Dæmigert skráarheiti
Margar stofnanir gefa út bæklinga eða fréttabréf á vefnum. Fyrir fréttabréf er eftirfarandi skrárheiti lýsandi fyrir áðurnefndar vinnureglar
frettabref-2008-2.pdf
Hér væri verið að vísa til 2. tölublaðs fréttabréfs frá árinu 2008.
Skjalastjórnun
Ganga þarf úr skugga um tengingar haldist réttar þegar eyðublöð og skjöl eru uppfærð í nýrri útgáfur. Ef slíkt er ekki gert er líklegt að tengingar frá öðrum aðilum skili villuskilaboðum til notenda. Með því að eyða út eldra efni er einnig tryggt að nýjustu upplýsingar séu aðgengilegar hverju sinni og að notendur eigi ekki í hættu á að nýta sér úrelt efni.
