1.7.3 Gerð samninga, verðfyrirspurnir og útboð

Í öllum innkaupum ber að fara eftir innkaupareglum sem stofnanir og sveitarfélög hafa sett sér. Í opinberri innkaupastefnu ríkisins er rætt um ábyrgð þeirra sem fara með framkvæmd innkaupa af hálfu ríkisins. Þeim er skylt að:

• Fylgja lögum og reglum um opinber innkaup.
• Haga innkaupum í samræmi við innkaupastefnu ríkisins.
• Fylgja leiðbeiningum sem gefnar eru út um opinber innkaup.

Verðfyrirspurnir

Verðfyrirspurn felst í því að finna hvar unnt er fá ákveðna þjónustu/vöru og hvað hún kostar. Hægt er að gera það munnlega, í gegnum tölvupóst eða bréfleiðis.

• Leitað er til nokkurra aðila um upplýsingar um verð á tiltekinni vöru eða þjónustu.
• Rétt er að hafa verðfyrirspurn formlega (skriflega) til að nauðsynleg gögn berist stjórnendum til ákvarðanatöku.
• Í kjölfar fyrirspurnar er tekin ákvörðun um að skipta við ákveðinn aðila með samning.
• Með verðfyrirspurn er erfiðara að leita upplýsinga um gæði og burði væntanlegra verksala, slíku má frekar ná fram með útboði.

Útboð

Útboð krefst ítarlegrar úttektar á rekstrinum og því verkefni sem á að framkvæma. Fara þarf í útboð að vel athuguðu máli.

• Í útboðsgögnum þarf að koma skýrt fram hvernig tilboð verði metin og hvaða forsendur eru til grundvallar vali á samningsaðila.
• Þarfagreining þarf að vera mjög ítarleg.
• Staðalinn ÍST 32:1995 [ÍST 32:1995 "Almennir skilmálar um útboð og verksamninga vegna gagnavinnslukerfa"] má nota í útboðsvinnu.

Innkaup samkvæmt rammasamningi

Ríkiskaup hafa gert rammasamninga fyrir ríkisstofnanir um kaup á hugbúnaði o.fl. Ríkisstofnanir geta snúið sér beint til seljanda á grundvelli rammasamnings.

Gerð samninga og eftirlit

Samningar þurfa alltaf að vera skriflegir milli verkkaupa og verksala um tiltekna þjónustu eða verkefni. Fjármálaráðuneytið hefur gefið út handbók um gerð þjónustusamninga.

• Samningur þarf að kveða skýrt á um skyldur samstarfsaðila.
• Í samningi þarf að skilgreina verkefnið, þjónustu, umfang og gæði.
• Í samningi er kveðið á um réttindi og skyldur samningsaðila.

Ítarefni

• Lög og reglur um opinber innkaup og framkvæmdir
• Innkaupareglur sveitarfélaga
• Fræðsla um innkaup á UT-vefnum
• Útvistunarstefna ríkisins 2006
• Þjónustusamningar
• Handbók um gerð þjónustusamninga