1.1.1 Fyrstu skref - er þörf á þjónustunni?
Fyrstu skref - áður en lagt er af stað
Áður en lagt er af stað í ný verkefni, eða frekari þróun á eldri lausnum, þykir rétt að kanna hvort einstaklingar, fyrirtæki eða aðrir hagsmunaðilar muni koma til með að nýta sér þjónustuna á þann máta að réttlætanlegt sé að ráðast í verkefnið með tilheyrandi kostnaði.
- Mikilvægt er að kortleggja viðskiptafærið (e. business case) til að sjá hvaða ávinningi verkefnið á að skila fyrir starfssemina og væntanlega notendur. Áætla þarf bæði fjárhagslegan ávinning og útskýra óbeinan ávinning.
Gera þarfa- og markhópagreiningu og ræða við væntanlega notendur
Gera þarf áætlun um líklega notkun áður en lagt er af stað í verkefnið. Rökstyðja þarf að þörf sé á þjónustunni og tryggja að verkefnið komi til með að nýtast sem skyldi.
-
Þarfa- og markhópagreiningu má framkvæma til að vita betur hverjir eru líklegir til að nýta sér þjónustuna og við hverju þeir búast. Þannig má tryggja að þjónustan sé sniðin að þörfum viðskiptavinarins og hafi gildi fyrir hann.
Áætla kostnað fyrir þróun, framkvæmd, innleiðingu og rekstri verkefnisins
Til að meta mögulegan ávinning er nauðsynlegt að liggi fyrir verk-, tíma- og kostnaðaráætlun fyrir verkefnið í heild sinni. Einnig þarf að meta eignarhaldskostnað (e. total cost of ownership).
Greina álag á afgreiðslu og umsýslukostnað starfsmanna
Hægt er að kortleggja núverandi umsýslukostnað stofnunar með því að greina hversu margar afgreiðslur fara fram yfir ákveðin tímabil og hversu langan tíma hver þeirra tekur.
Kanna ávinning viðskiptavina vegna nýju þjónustunnar
Kostnað viðskiptavina er hægt að kortleggja með sérstöku mati
Hvort viðskiptavinir þurfa að ferðast að heiman og til viðkomandi stofnunar til að nálgast þjónustuna.
- Hvort líklegt þyki að viðskiptavinurinn þurfi að bíða í biðröð eftir afgreiðslu frá stofnuninni.
- Hvort núverandi þjónusta feli í sér bein afgreiðslugjöld.
Einnig má benda á líkan sem hannað hefur verið (e. Standard Cost Model) til að meta mögulegan ávinning notenda. Líkanið byggir fyrst og fremst á tveimur atriðum: 1) tímasparnaði og 2) sparnaði í beinum útlögðum kostnaði.
Með því að framkæma ofangreinda þætti má fá mynd af því hvort þörf sé á þjónustunni, hvað hún muni koma til með að kosta og hvort ná megi fram nauðsynlegri hagræðingu til að réttlætanlegt þyki að ráðast í verkefnið.
Dæmi
Viðskiptafæri (sniðmát)Ítarefni
What a relief! - skýrsla frá Evrópusambandinu um kostnaðargreiningu notenda.
