1.1.1 Fyrstu skref - er þörf á þjónustunni?
Fyrstu skref - áður en lagt er af stað
Áður en lagt er af stað í ný verkefni, eða frekari þróun á eldri lausnum, er æskilegt að kanna hvort einstaklingar, fyrirtæki eða aðrir hagsmunaaðilar muni koma til með að nýta sér þjónustuna á þann máta að réttlætanlegt sé að ráðast í verkefnið með tilheyrandi kostnaði.
- Mikilvægt er að kortleggja viðskiptafærið (e. business case) til að sjá hvaða ávinningi verkefnið á að skila fyrir starfssemina og væntanlega notendur. Áætla þarf bæði fjárhagslegan ávinning og útskýra óbeinan ávinning.
Gera þarfa- og markhópagreiningu og ræða við væntanlega notendur
Gera þarf áætlun um líklega notkun áður en lagt er af stað í verkefnið. Rökstyðja þarf að þörf sé á þjónustunni og tryggja að verkefnið komi til með að nýtast sem skyldi.
- Þarfa- og markhópagreiningu má framkvæma til að vita betur hverjir eru líklegir til að nýta sér þjónustuna og við hverju þeir búast. Þannig má tryggja að þjónustan sé sniðin að þörfum notenda og hafi gildi fyrir þá.
Áætla kostnað fyrir þróun, framkvæmd, innleiðingu og rekstur verkefnisins
Til að meta mögulegan ávinning er nauðsynlegt að liggi fyrir verk-, tíma- og kostnaðaráætlun fyrir verkefnið í heild sinni. Einnig þarf að meta eignarhaldskostnað (e. total cost of ownership).
Greina álag á afgreiðslu og umsýslukostnað starfsmanna
Hægt er að kortleggja núverandi umsýslukostnað stofnunar með því að greina hversu margar afgreiðslur fara fram yfir ákveðin tímabil og hversu langan tíma hver þeirra tekur.
Kanna ávinning notenda vegna nýju þjónustunnar
Kostnað notenda er hægt að kortleggja með sérstöku mati
- Hvort notendur þurfa að ferðast að heiman og til viðkomandi stofnunar til að nálgast þjónustuna.
- Hvort líklegt þyki að notendur þurfi að bíða í biðröð eftir afgreiðslu frá stofnuninni.
- Hvort núverandi þjónusta feli í sér bein afgreiðslugjöld.
Einnig má benda á líkan sem hannað hefur verið (e. Standard Cost Model) til að meta mögulegan ávinning notenda. Líkanið byggir fyrst og fremst á tveimur atriðum: 1) tímasparnaði og 2) sparnaði í beinum útlögðum kostnaði.
Með því að meta ofangreinda þætti má fá mynd af því hvort þörf sé á þjónustunni, hvað hún muni koma til með að kosta og hvort ná megi fram nauðsynlegri hagræðingu til að réttlætanlegt þyki að ráðast í verkefnið.
Dæmisaga
Rafræn stjórnsýsla getur í senn sparað ríkinu fé og gert þjónustu við einstaklinga fljótlegri og einfaldari. Þjóðskrá Íslands ákvað 2012 að senda tilkynningu um nýtt fasteignamat út með rafrænum hætti í samstarfi við Ísland.is . Seðlarnir voru birtir í nýju sameiginlegu skjalabirtingarkerfi ríkis- og sveitarfélaga á vefnum Ísland.is. Verkefnið sparar hinu opinbera níu milljónir árlega á þeirri breytingu.
Þetta var hins vegar ekki gert án rýni og greiningar. Stofnunin leit á þann heildarkostnað sem hefðbundin póstsending hefur í för með sér, þar með talið pappírs-, prentunar- og útsendingarkostnað. Um var að ræða kostnað sem nam hátt í níu milljónir króna. Lausnin fólst í því að nýta skjalabirtingarkerfi á vefnum Ísland.is en þar er að finna þjónustu sem stofnanir og sveitarfélög eru hvött til að nýta sér, m.a. auðkenningarþjónustu sem gerir stofnunum kleift að hætta að reka sín eigin kerfi til að halda utan um notendanöfn og lykilorð skjólstæðinga sinna.
Árangur verkefnis: Beinn árlegur fjárhagslegur sparnaður fyrir stofnunina 9. m.kr. en að auki aukin þjónusta við notendur.
Dæmi
Ítarefni
What a relief! - skýrsla frá Evrópusambandinu um kostnaðargreiningu notenda.
