1.1 Undirbúningur verkefna

1.1.2 Verk-, tíma- og kostnaðaráætlun

Afmörkun verkefnis

Áður en áætlun er gerð þarf að liggja skilmerkilega fyrir hvað eigi að framkvæma. Ekki er síður mikilvægt að skilgreina hvað eigi ekki að framkvæma.
Ef nauðsynlegt er að gefa sér ákveðnar forsendur sem háðar eru óvissuþáttum er rétt að birta þær með þarfa- og kostnaðargreiningu.

Skilgreining markmiða

Spyrja þarf hvaða ávinningi eigi að ná fram og skilgreina mælanleg markmið.
Mælanleg markmið er forsenda þess að hægt sé að meta hvernig verkið gangi og hvort réttlætanlegt sé að halda því áfram.

Verkþættir og áfangaskil

Með því að skilgreina verkþætti og áfangaskil er hægt að fá betri mynd af umfangi verkefnisins og hvenær helstu þættir þess eru unnir.
Verkþáttum er oftast raðað upp í réttri röð sem á að endurspegla upphaf og endi verkefnisins. Tilgreint er hver vinnur að framgangi hvers verkþáttar, hvenær hann er unninn og umfang hans.

Skilgreining vinnumagns, tíma og kostnaðar

Gera þarf kostnaðaráætlun fyrir öll stig vefþróunarinnar, frá innkaupum, þróun, hönnun og til rekstrar. Skipta verkinu niður í smærri verkliði.
Brjóta þarf hvern verkáfanga niður í verkeiningar og kortleggja hvenær helstu þættir verða unnir. Gantt-rit má nota til að skilgreina verktíma. Oft er ekki hægt að hefja vinnu við einn verkþátt fyrr en öðrum er lokið. Með því að gera Gantt-rit er hægt að fá gott yfirlit yfir hvenær unnið er að tilteknum verkþáttum.

^{Gantt-rit (smellið til að fá stærri mynd)}

Rekstur verkefnis til framtíðar - eignarhaldskostnaður

Í áætluninni er rétt að leggja mat á og upplýsa ákvarðanatökuaðila um áætlaðan rekstrarkostnað fyrir verkefnið þegar framkvæmdartíma þess er liðinn enda slíkt lykilatriði í arðsemisútreikningi til framtíðar litið.
Áætla hver sé líftími afurðar verkefnisins, t.d. þegar litið er til lagaumhverfis, þar spila inn í nokkrar breytur eins og breytt verkaskipting ríkis- og sveitarfélaga, tækniþróun svo eitthvað sé nefnt.

Þegar lagt er mat á eignarhaldskostnað (e. total cost of ownership) þarf að leggja mat á beinan og óbeinan kostnað. Hafa má eftirfarandi atriði í huga: